In den letzten Jahren wurde mit Hochdruck daran gearbeitet, die festgelegten Ziele im Bereich Digitalisierung umzusetzen. Es war eine große Herausforderung, da wir unter anderem ca. 1.000 Excel-Listen, bei denen oftmals Mehrfacherfassungen unumgänglich waren, im Einsatz hatten. Aus diesem Grund mussten viele Prozesse definiert, neu gedacht und zum Teil mit extra Programmierungen umgesetzt werden.
Inzwischen arbeiten alle Abteilungen mit der Software Salesforce, mit der wir unsere eigene Unternehmensplattform geschaffen haben.
Einige Highlights der neuen Plattform:
- Touren werden von der Angebotserstellung bis zur Durchführung der Fahrt geplant
- Einheitlicher Dispoplan für alle Disponenten (Anzeige aller zugewiesenen Touren, unterteilt in Dispogruppen, sowie grafische Ansicht für abwesende Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, um dafür einen Ersatz zu planen, dasselbe auch für Fahrzeuge)
- Auslastungsplan, welcher eingeteilte, abwesende oder auch freie Fahrer/Fahrzeuge anzeigen kann
- Automatische Kosten- und Mautzuweisung an die Fahrten, um ein genaues Controlling zu erzielen
- Automatische Spesenvorschläge, welche von den Disponenten geprüft und zum Monatsende als Auszahlungsvorschlag abgebildet werden; dieser muss lediglich exportiert und im Datev-Lohnprogramm importiert werden
- Anzeige von Ablaufdaten, wie z. B. Führerschein-Fristen, gesetzliche Untersuchungen und Wartungen usw.
- Erfassung von Reparaturen vom Disponenten mit Terminabstimmung zur Werkstatt
„papierloser“ werden
Das ist ein weiteres Ziel der Digitalisierungsstrategie!
Aus diesem Grund haben wir ein Dokumenten-Management-System von Starke-DMS im Einsatz. Darin werden sämtliche Belege wie Eingangsrechnungen, Transportgutschriften und Personaldokumente archiviert. Vieles davon wird automatisch abgelegt, sodass nur noch eine Sichtprüfung durchgeführt werden muss, welche per Workflows durch die einzelnen Abteilungen laufen. Im nächsten Schritt sollen dann auch Fahrzeugakten sowie Verträge (Transport, Kommunikation, etc.) digital archiviert werden.
Unsere Mitarbeiter-App
Das aktuelle Digitalisierungsprojekt betrifft auch eine neue Mitarbeiter-App mit einer Vielzahl von Features. Wir hatten bereits eine kleine Mitarbeiter-App, diese konnte jedoch viele eigentlich gewünschte Funktionen nicht umsetzen. Daher war es ein logischer Schritt, eine neue Mitarbeiter-App zu entwickeln, welche unseren Anforderungen gerecht wird und zudem an Salesforce angebunden werden kann.
Die neue Mitarbeiter-App wurde im Oktober 2023 erstellt und befindet sich derzeit in der Programmier- und Testphase; der vollständige Start ist für Januar 2024 vorgesehen.
Die Amenda-App
In der Amenda-App wird automatisch die gesamte Belegschaft als Benutzer angelegt, anhand von täglichen Imports aus Salesforce. Unsere Beschäftigten können sich die neue Mitarbeiter-App am Smartphone über den Play- oder Apple-Store
herunterladen oder ganz bequem per QR-Code. Auf den geschäftlichen Smartphones wird die App automatisch installiert, dies erfolgt über das Mobile-Device-Management. Grundsätzlich hat jeder Mitarbeiter sein eigenes Benutzerprofil, in dem wir zum Beispiel die Führerschein-Daten aus Salesforce abbilden oder die noch verfügbaren Urlaubstage. Dadurch ist es auch möglich, dass wir alle Mitarbeiter automatisiert über Ablaufdaten rechtzeitig per Push-Nachricht am Smartphone erinnern können.
Eine Übersicht der aktuell geplanten App-Inhalte
- News-Bereich
- Formulare: z. B. Einreichen des Urlaubs mit automatischer Datensatzerstellung in Salesforce, worüber Vorgesetzte genehmigen/ablehnen können inkl. automatischer Benachrichtigung per Chatbot
- Termine/Events: z. B. Berufskraftfahrer-Module, direkte Anmeldung über die App und ebenfalls automatische Benachrichtigung zur Erinnerung an den Termin
- Chat: dadurch muss kein externer Messenger mehr verwendet werden. Die ganze Unternehmenskommunikation soll über unsere eigene App laufen
- Bibliothek: Bereitstellung wichtiger Dokumente, Anleitungen, Werkstatt-Reparatur-Videos
- ePostfach: persönliches Postfach für jeden einzelnen Mitarbeiter, bei dem persönliche Dokumente per Drag&Drop dem Mitarbeiter zugestellt werden können
- Kontaktverzeichnis: die wichtigsten Ansprechpartner für unsere Mitarbeiter
- Spesen: automatische Zusendung der wöchentlichen Salesforce-Spesenvorschläge an den Mitarbeiter als Tabelle, worauf ersichtlich ist, welche Zulagen in der Woche vergeben wurden. Dieser muss per Link bestätigt oder abgelehnt werden und diese Antwort wird an Salesforce zurück übermittelt
Übrigens
Alle Inhalte und das App-Menü können per integriertem Übersetzungsprogramm in viele Sprachen genutzt werden.